เมื่อเริ่มมีผู้สมัครส่ง Application Form เข้ามา ในหน้า Dashboard ผู้จัดสามารถเข้ามาดูการตอบคำถามของผู้สมัครแต่ละท่านได้ หลังจากพิจารณาเรื่องการตอบคำถามเสร็จแล้วนั้น สามารถอนุมัติ (Approve) หรือ ปฏิเสธ (Reject) ผู้สมัครแต่ละท่านได้ตามวิธีการด้านล่าง ดังนี้
ขั้นตอนแรก
ผู้จัดงานสามารถกด View ใบสมัครที่ต้องการ หรือคลิกที่ชื่อของผู้สมัครแต่ละท่าน ผู้จัดงานจะพบรายละเอียดที่ผู้สมัครได้ตอบคำถามเข้ามา เมื่อต้องการอนุมัติผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก ให้กดเลือกประเภทบัตรที่ผู้สมัครจะได้เลือกลงทะเบียนหรือเลือกซื้อได้ ตามที่ผู้จัดงานกำหนด
ขั้นตอนที่สอง
การเลือกประเภทบัตร เข้าไปคลิกที่ Ticket ด้านขวามือ แล้วกดที่ Please Select เพื่อทำการเลือกประเภทบัตร (Ticket Type) ที่ต้องการจะส่ง Email ให้กับผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก
ขั้นตอนที่สาม
ก่อนที่ผู้จัดงานจะส่ง Email เชิญชวนเข้าร่วมงาน (Invitation Email) ให้กับผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก จะมีการกำหนดระยะเวลาตอบรับคำเชิญนั้นในหัวข้อ Invite expiration ที่ทางผู้จัดงานสามารถกำหนดได้ว่า เมื่อส่งคำเชิญไปยังผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกท่านนั้นแล้ว ผู้สมัครจะต้องเข้ามากดตอบรับคำเชิญภายในวันและเวลาที่กำหนด ไม่เช่นนั้นคำเชิญจะหมดอายุ (Expire) ซึ่งผู้สมัครจะไม่สามารถกดลงทะเบียนหรือซื้อบัตรประเภทนั้นได้
Auto active ticket? หมายถึง ผู้จัดสามารถกดเลือกเพื่อให้คำเชิญนั้นมีสถานะ Active อัตโนมัติทันทีที่กด Approve ไม่ต้องรอให้ผู้สมัครเข้ามากดตอบรับคำเชิญอีกครั้ง
ขั้นตอนที่สี่
เมื่อเลือกประเภทบัตรและตั้งค่าต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการคลิก "Approve" เพื่ออนุมัติใบสมัคร หลังจบขั้นตอนนี้ผู้สมัครที่ผ่านคัดเลือกจะได้รับ Email เชิญให้เข้าร่วมงาน แล้วจะขึ้นสถานะ (Status) ให้เห็นว่า ผู้สมัครท่านนี้ผ่านการพิจารณาจากทางผู้จัดเรียบร้อยแล้ว รวมทั้งเห็นว่าประเภทบัตรที่ได้รับคือบัตรอะไรด้วยเช่นกัน
การตรวจสอบสถานะผู้สมัคร (Status)
ผู้จัดงานสามารถตรวจสอบสถานะและดูใบสมัครได้ ในเมนู Application Forms หัวข้อ Applicants รวมทั้งตรวจสอบสถานะการส่งคำเชิญ (Invitation Email) ที่ส่งไปยังผู้สมัครที่ผ่านคัดเลือกได้ด้วย
Status ขึ้น PENDING หมายถึง ใบสมัครที่กำลังรอให้ผู้จัดงานทำการอนุมัติหรือปฏิเสธ
Status ขึ้น APPROVED หมายถึง ใบสมัครที่ผู้จัดงานทำการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว
Status ขึ้น REJECTED หมายถึง ใบสมัครที่ผู้จัดงานทำการปฏิเสธเรียบร้อยแล้ว
Invitation ขึ้น PENDING หมายถึง ใบสมัครที่กำลังรอให้ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก ทำการกดตอบรับคำเชิญ และคำเชิญนั้นจะหมดอายุ (Expire) ตามระยะเวลาที่กำหนด
หากผู้สมัครได้กดตอบรับคำเชิญเข้าร่วมงาน และทำการกดลงทะเบียนรับบัตร หรือซื้อบัตรเรียบร้อยแล้ว สถานะตรงหัวข้อ Invitation จะเปลี่ยนเป็น "ACCEPTED" และแสดงเลข Order, วัน, เวลาในการเข้าไปกดลงทะเบียนรับบัตร หรือซื้อบัตรของผู้สมัคร
กรณีคำเชิญหมดอายุ (Expired Invitation) ผู้จัดต้องทำอย่างไร?
หากผู้จัดงานได้ทำการอนุมัติผู้สมัครเรียบร้อยแล้ว แต่ทางผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกนั้นไม่ได้เข้าไปกดตอบรับคำเชิญใน Invitation Email ตามเวลาที่กำหนด อาจจะทำให้คำเชิญดังกล่าวหมดอายุไป แล้วผู้สมัครจะไม่สามารถกดลงทะเบียนรับบัตร หรือซื้อบัตรจากระบบได้
ตัวอย่างอีเมลที่ลูกค้าจะได้รับหลังจากที่คำเชิญนั้นหมดอายุแล้ว (Expired Inviation)
เมื่อผู้สมัครเข้าไปกดตอบรับภายหลัง จะขึ้นแถบสีแดงพร้อมข้อความว่า "คำเชิญนี้หมดอายุแล้ว"
ดังนั้น สิ่งที่ผู้จัดต้องทำ คือเข้าไปกด "Extend Inviation" เพื่อขยายระยะเวลาการตอบรับคำเชิญ โดยระบบจะทำการส่งคำเชิญใหม่อีกครั้งหนึ่งไปยังผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกท่านนั้น เพื่อให้ผู้สมัครสามารถกดลงทะเบียนรับบัตร หรือซื้อบัตรตามที่กำหนด
หลังจากกด Extend Invitation แล้วจะพบกับหน้าต่างที่ให้ผู้จัดงานขยายระยะเวลาการตอบรับคำเชิญ โดยแก้ไขระยะเวลาได้ที่ Extend Invitation to จากนั้นกด "Extend Invitation" ยืนยันอีกครั้ง
